В процессе работы с документами в Microsoft Word можно подавать информацию структурировано, в виде таблиц. Причём в виде стильных и эффектных таблиц. С помощью таблиц мы можем создавать бланки, ведомости, планы, расписания, графики дежурств, календари и т.п. А при желании даже можно в Microsoft Word внедрить таблицу Microsoft Excel. Как же работает функционал Microsoft Word по работе с таблицами? Давайте рассмотрим.
Создание таблицы в Microsoft Word
За возможность создания таблицы в Microsoft Word отвечает кнопка «Таблица» из верхнего меню «Вставка». И здесь нам из выпадающего списка предлагается 5 разных способов создания таблицы (без учёта функции преобразования текста в таблицу). Что это за способы?
Способ №1: простая и быстрая вставка таблицы. На интерактивной карте ячеек мы выбираем количество столбцов и строк. Делаем клик, и таблица вставлена.
Это самый элементарный способ. Правда, карта ячеек ограничена числом строк и столбцов, но их мы можем добавить в таблицу в любой момент позднее.
Способ №2: настраиваемая вставка таблицы. В выпадающем списке выбираем «Вставить таблицу», укажем нужное нам число строк и столбцов. Если нужно, то можно указать настройки автоподбора ширины столбцов. Нажимаем «Ок».
Способ №3: рисование таблицы. При необходимости можно воспользоваться инструментом рисования таблицы от руки. И нарисовать её размер, столбцы и строки. В выпадающем списке выбираем «Нарисовать таблицу» и рисуем.
Способ №4: таблица Microsoft Excel. При желании в MS Word-документ можно интегрировать таблицу Excel и применить к ней все возможности для работы с данными, соответственно, MS Excel. В выпадающем списке выбираем «Таблица Excel».
И, удерживая таблицу за правый нижний край, оттянем для придания нужного размера. К особенностям таблиц Excel мы ещё вернёмся.
Способ №5: экспресс-таблицы. Таблицу можно вставить не просто пустую, а из небольшой подборки шаблонов, имеющихся в Word – так называемых экспресс-таблиц. В выпадающем списке выбираем «Экспресс-таблицы». И далее кликаем на приглянувшийся шаблон.
Редактирование таблиц в Microsoft Word
Возможностей по редактированию таблиц текстовый редактор Word предлагает множество. Непосредственно в самой таблице можно, оттягивая грани столбцов и строк, устанавливать их размеры.
Нажав всплывающие при наведении курсора к граням столбцов и строк кнопки-плюсики, можем добавлять, соответственно, новые столбцы и строки.
В контекстном меню на таблице доступны функции как то: вставка и удаление столбцов и строк, выравнивание ширины столбцов, разделение ячеек, выбор из стилей оформления границ, направление текста в ячейках, доступ к различным возможностям в свойствах таблицы.
Больше возможностей по редактированию таблиц мы получим в двух разделах меню «Конструктор» и «Макет», которые на верхней ленте меню Microsoft Word появляются только при активной таблице, т.е. при её выделении целиком или нахождении курсора в ячейках. Меню «Конструктор» примечательно разными возможностями оформления таблицы. Здесь можно выбрать для неё и фоновую заливку и оформление, раскраску границ и обрамление.
А можем применить готовые и эффектные стили оформления. Готовых стилей представлен довольно неплохой ассортимент, который можно фильтровать по разным критериям оформления – чередующиеся строки или столбцы, наличие оформления заголовка, строки итогов, первого столбца.
В разделе меню «Макет» собраны организационные функции таблицы: вставка и удаление строк и столбцов, разделение и объединение ячеек, инструменты рисования граней таблицы и ластика для стирания граней, задание вручную и автоматический подбор ширины и высоты ячеек, направление текста в ячейках. Есть функции сортировки данных таблицы и вставки формул.
Особо отметим функцию повторения строк заголовков. Она важна для длинных таблиц на две или более страниц. Дабы на второй и следующих страницах у нас не отображались только голые данные, необходимо, чтобы уже каждая страница документа содержала первую строку с заголовками, т.е. с названиями ячеек. Но для этого не нужно на начало каждой страницы вручную переносить названия ячеек. Просто выделяем всю таблицу и в разделе меню «Макет» кликаем опцию «Повторить строки заголовков». Названия ячеек автоматически отобразятся в начале каждой страницы.
Как удалить таблицу в Microsoft Word
Если таблица не нужна, для удаления нужно её выделить с захватом интервала перед таблицей и нажать клавишу Del.
Либо выделяем только саму таблицу и в контекстном меню на выделении жмём «Удалить таблицу».
Таблица Excel в Microsoft Word
И, наконец, рассмотрим интеграцию таблиц из Excel в текстовый редактор Word. Эту крайне примечательную возможность можно использовать, если вам нужно представить в документе данные уже существующих таблиц Excel, либо если вы хотите применить к данным таблицы все возможности Excel. Функции Microsoft Word конкретно по работе с данными таблицы представлены их сортировкой и возможностью применения формул для вычислений и логических сравнений. Однако же на фоне формул Word возможности Excel по выполнению операций с данными таблицы (в частности, арифметические операции) реализованы здесь гораздо проще. Да и сами по себе возможности Microsoft Excel намного шире.
Интегрированная в Microsoft Word таблица Excel выглядит в стиле Excel.
При двойном клике на ней окно Microsoft Word превращается в окошко Microsoft Excel со всеми возможностями табличного редактора.
По окончании редактирования таблицы для выхода из режима интеграции Excel нужно кликнуть на любом месте документа за гранями таблицы. И мы вновь с вами окажемся в обычном режиме Microsoft Word.
