Крайне неприятна ситуация, когда в процессе работы с документами текстовый редактор слетает из-за личной программной ошибки, общей системной ошибки или в результате сбоя электропитания. И последние внесённые нами изменения в документе просто не сохраняются. Популярный текстовый редактор Microsoft Word имеет решение на этот счёт. Более того, предусматривает и возможности, которые позволяют нам упредить потерю даже незначительного объёма данных. Нужно лишь настроить эти возможности. Ниже рассмотрим, как восстановить несохраненный документ в Microsoft Word в современных версиях программы.
Автоматическое восстановление документов
Программа Word обустроена функцией для автоматического восстановления тех документов, которые не были сохранены должным образом из-за неожиданного аварийного завершения работы программы. Эта функция восстанавливает тот объём информации, который не сохранён нами в документе. И восстанавливает вообще несохранённые документы. Даже если мы сами не сохраняем документ, он сохраняется автоматически, Word-ом это предусматривается по умолчанию. По умолчанию автосохранение происходит с интервалом раз в 10 мин. Помимо автосохранения, содержимое всех документов, с которыми мы с вами работали, сохраняется ещё и во временных файлах Word. Т.е., функция автоматического восстановления документов имеет два разных механизма для восстановления данных, что делает её действительно эффективной при внезапном сбое работы программы. И даже при самых печальных раскладах, если актуальная редакция документов не сохранится во временных файлах, мы гарантировано получаем то, что внесли в течение 10 минут до сбоя. Воспользоваться этой функцией очень просто.
При очередном запуске Microsoft Word сразу выполняет поиски документов для автоматического восстановления. И если таковы есть, а они должны быть после сбоя в работе программы, тогда мы увидим слева от документа боковую панель функции автоматического восстановления. На этой панели нам представлены все автоматически восстановленные документы. Один и тот же документ может предлагаться в нескольких редакциях, восстановленных разным механизмом, и состоянием на определённое время. В приведённом ниже примере видим, что восстановленный из временных файлов документ (автовосстановление) имеет более свежую редакцию, чем автоматически сохранённый документ (исходный).
Каждый восстановленный документ предусматривает операции его открытия, сохранения и удаления.
Что из этого всего выбрать, решаем после проверки, сохранились ли в исходных документах последние наши правки. И если не сохранились, тогда можем сразу сохранить восстановленные документы, либо можем их открыть для просмотра. Для открытия можно просто кликнуть по документу на панели восстановления. А если восстановленный документ из числа временных файлов, то обязательно сохраняем его.
Если нет времени разбираться с разными редакциями восстановленных файлов, панель восстановления можно просто закрыть, но нужно оставить возможность доступа к восстановленным редакциям документов. При закрытии панели мы на запрос о просмотре файлов позже отвечаем «Да».
Восстановление документов вручную
Панель восстановления документов появляется только при новом запуске Word после аварийного завершения работы. Но мы можем обратиться к функции для восстановления документов в любой момент. И попробовать отыскать нужные редакции документа среди его сохранений во временных файлах, если таковые есть. В окне Word нажмём меню «Файл». Идём в раздел «Сведения», смотрим «Управление документом». Если документ автоматически восстанавливался, здесь же будут отображаться и разные редакции документа. Кликаем на нужную, просматриваем, при необходимости пересохраняем.
Если же восстановленных редакций для документа нет, можно посмотреть, что вообще есть во временных файлах. Кликаем «Управление документом», потом «Восстановить несохранённые документы». Этот способ доступа ко временным файлам также используем и для несохранных документов, открыв любой иной документ Word.
Альтернативный вариант доступа к временным файлам – при нажатии меню «Файл» выбрать раздел «Открыть» и кликнуть «Восстановить несохранённые документы».
В любом из случаев далее нам откроется путь хранения временных файлов Word, где находятся разные уже редакции документов для восстановления в форматах несохраненных файлов «.asd». Выбираем эти файлы и открываем их.
Если в них запечатлены нужные редакции, сохраняем эти файлы как документы «.docx».
Временные файлы документов Word для их автовосстановления хранятся ещё в другом месте, там мы тоже можем посмотреть несохраненные файлы в формате «.asd». В меню «Файл» программы идём в раздел «Параметры».
В окошке параметров открываем раздел «Сохранение». Копируем путь в графе «Каталог данных для автовосстановления».
Вставляем этот путь в проводник. Просматриваем файлы «.asd» и сохраняем их по необходимости как файлы «.docx».
А теперь давайте поговорим о максимальных возможностях упреждения потери данных в документах при аварийном завершении работы программы Microsoft Word. Эти возможности нужно настраивать или использовать специально.
Уменьшение интервала автосохранения
Чтобы иметь большие шансы на восстановление файлов с помощью механизма автосохранения, можно уменьшить интервал этой процедуры с 10-ти минут до 5-ти, 3-х или вообще до 1-й. Для этого, в меню «Файл» откроем «Параметры», в них идём в раздел «Сохранение» и выставляем нужный нам интервал в графе «Автосохранение каждые». Жмём «Ок».
Резервное копирование документов
В Microsoft Word есть возможность создавать резервные копии документов. Это возможность и восстановить несохраненный документ, и обратиться к другим редакциям документа, и самое главное это бэкапы документов на случай разных неприятностей типа повреждения или утери исходного файла. Резервные копии документов создаются в папке размещения оригиналов. В меню «Файл» жмем «Параметры», откроем раздел «Дополнительно». В блоке «Сохранение» ставим галочку «Всегда создавать резервную копию». Жмём «Ок».
Резервные копии имеют формат файлов «.wbk», для восстановления документа из копии нужно открыть её и пересохранить в формат «.docx».
Автосохранение в OneDrive
Альтернатива уменьшению интервала автосохранения документа, доступная в Microsoft Word начиная с 2019 – автосохранение в облачном хранилище OneDrive. Это облако интегрировано в Windows 10 и 11. Позволяет оперативно включать и отключать автосохранение с помощью кнопки на панели быстрого доступа Word. Синхронизирует документ с облаком, обеспечивая таким образом его резервную копию и возможность доступа с других компьютерных и мобильных устройств. Для использования этой возможности необходимо авторизоваться с помощью аккаунта Microsoft в приложении облака OneDrive и в программе Microsoft Word (в меню «Файл» раздел «Учётная запись»). Документ сохраняем в OneDrive.
И включаем автосохранение на панели быстрого доступа.
Если остались вопросы, оставляйте их в комментариях ниже. А пока… пока.
